Cómo mejorar nuestra productividad en la oficina

Gran parte de nuestro tiempo laboral, si no todo, lo pasamos metidos junto con otras personas en una oficina, lo cual tiene muchas desventajas que producen una enorme pérdida de tiempo (interrupciones, reuniones, mails, ...) y que se traduce en una disminución notable de nuestra productividad laboral. En el siguiente vídeo se analiza las principales implicaciones del trabajo en la oficina, así como se plantean algunas soluciones.

Jason Fried nos habla en este vídeo (en inglés, subtítulos en castellano) sobre las innumerables desventajas que tiene el trabajar en una oficina, muchas de ellas un auténtico contrasentido.

Porque en la oficina perdemos una gran parte de nuestro tiempo haciendo muchas tareas que nos desvían de nuestra principal función, que es la de trabajar, y por la cual nos pagan. En una jornada, ocurren multitud de cosas a nuestro alrededor (lo que yo llamo interrupciones 'tóxicas') que nos dispersan de nuestro objetivo real (trabajar), y en las cuales 'invertimos' una buena parte del tiempo que estamos en la oficina, tales como:

• Reuniones.

• Correo electrónico, herramientas de mensajería instantánea, ...

• Interrupciones no planificadas.

• Llamadas telefónicas.

• Interrupciones planificadas (desayuno, comida, ...).

• Tiempo de desplazamiento entre nuestra casa y la oficina.

• ...

Es indudable que cualquiera de nosotros quiere hacer mejor su trabajo, sabiendo que nuestro tiempo lo utilizamos adecuadamente y que obtenemos los mejores resultados posibles. Sin embargo, cuando nos estamos en una oficina donde hay más gente, da la impresión de que las dinámicas de grupo nos hacen pensar que para trabajar mejor, es necesario tener más y más reuniones y usar de forma indiscriminada el correo electrónico, como si del uso de estas herramientas dependiese la calidad de nuestro trabajo. Y esto no consigue más que hacernos perder nuestro valioso tiempo y el de los demás; ¿cuántas veces hemos pensado que nuestro tiempo no es nuestro, sino de los demás?, ¿o que los demás pueden disponer de él como les plazca?.

Existen propuestas que pueden hacer nuestro tiempo mucho más productivo de lo que es realmente, y la verdad es que son mucho más fáciles de llevar a cabo de lo que pensamos; se trata únicamente de hacerlo, sin excusas. Aquí van algunas (en el vídeo de arriba hay alguna adicional):

• Correo electrónico.

• Abrir pequeñas ventanas planificadas durante el día para gestionar el correo. Fuera de ellas, mantener el cliente de correo cerrado.

• Implantar normas de uso para la gestión del mail (uso del CC/CCO, contenido de los correos, buenas prácticas, ...). Estas políticas deben ser establecidas para toda la organización y realizar un seguimiento serio en su implantación y ejecución posterior.

• No utilizarlo, buscando herramientas alternativas (collaborative tools, mensajería instantánea, ...). ¿Te parece demasiado agresivo?. Existen compañías que ya han tomado este tipo de medidas, como es el caso de ATOS (ver '¿Es posible dejar de usar el correo electrónico?').

• Reuniones.

• En las reuniones en las que yo no tengo nada que aportar, simplemente no voy; si tengo que tener conocimiento de las conclusiones de la reunión, que me envíen el acta de la reunión por correo. Prefiero dedicar 3 minutos a la lectura de un correo, que no perder una hora de mi tiempo.

• Mi tiempo es mío, no de los demás. Por tanto, yo soy el único responsable de llenar (o no) mi agenda, de saber que la controlo; para ello, dejar los huecos que considere necesarios para poder dedicarme a trabajar, incluso reservarme días enteros si así lo considero oportuno.

• Planificar las reuniones con semanas de antelación. Las reuniones imprevistas y urgentes son tóxicas, para lo único que valen es para hacernos perder nuestro valioso tiempo y para cargarnos de más tareas cuando finalice dicha reunión.

• Establecer los días de reuniones, lo que equivale a decir que se fijan días donde NO existen reuniones.

• En definitiva, establecer un manual de gestión de reuniones, donde se fijen las buenas prácticas a seguir (identificación de responsables, generación del acta de reunión, duración, ...).

• Decir 'no'. ¿Lo has probado alguna vez?, al principio cuesta pero cuando te acostumbras resulta muy fácil. Si existen tareas imprevistas que nos interrumpen y nos obligan a centrarnos en otras distintas, estamos en nuestro perfecto derecho para negarnos. Sí, es cierto que cuando nuestro jefe nos pide algo urgente e imprevisto y con unos plazos de entrega 'para ayer', es difícil decirle que no... pero en cualquier caso deberemos empezar a acostumbrarle e irle poco a poco concienciando.

• Home office. Aunque lo analizaré detenidamente en un post posterior, considero que el home office no vale para cualquier persona, ni siquiera para cualquier tipo de puesto en la empresa. No obstante, es bien sabido que teletrabajar aumenta considerablemente la productividad del empleado, aunque siempre debe entregarse al empleado de una forma controlada.

En cualquier caso, la dirección de la compañía tiene un papel fundamental en este proceso; me atrevería a decir que sin su implicación y compromiso 100% en este cambio, las cosas seguirán tal cual. Solemos hacer lo que vemos, por lo que si la dirección predica con el buen ejemplo, sus buenas prácticas acabarán cayendo en cascada hacia abajo. Implantar normas de uso sobre gestión del email y reuniones, puede resultar muy 'cool', pero si del papel no se pasa a la acción y ésta no conduce a poner en práctica las normas impuestas, no valdrá de nada.

Reflexión:

* ¿Cuánto de tu tiempo consideras que es realmente productivo en una jornada laboral?