Tecnología aplicada a la gestión de equipos virtuales

En la gestión de equipos virtuales remotos, la tecnología se convierte en un elemento indispensable que nos permite comunicarnos con el equipo distribuido en zonas geográficas distantes. Es necesario tener en cuenta ciertos principios básicos, tales como el uso que se va a hacer de ella, y algunas consideraciones importantes para su correcta elección.

A priori, debemos tener en cuenta una serie de factores a considerar en el uso de tecnologías en equipos virtuales:

• No podemos delegar el 100% de la comunicación con el equipo en la tecnología, debiendo encontrar el equilibrio adecuado entre su uso y la comunicación 'cara a cara', dentro de lo posible. No olvidemos cuidar siempre la parte 'emocional' de los equipos, y para esto la tecnología nos ayuda más bien poco...

• ¿Cuál es el uso que le vamos a dar a la tecnología?, o dicho de otra manera, ¿qué necesidades de comunicación queremos cubrir?: reuniones, comunicación del día a día, presentaciones, ..., esto es imprescindible para seleccionar la tecnología más adecuada.

• ¿Cuál es el presupuesto con el que contamos para invertir?. Sin olvidar que hay numerosas tecnologías que son gratuitas y que cubren perfectamente determinadas necesidades de comunicación...

• ¿Tenemos un equipo de personas preparado para el uso de las nuevas tecnologías?, ¿están acostumbrados a usarlas o es algo novedoso para ellos?.

• En un equipo presencial (no virtual) la comunicación suele ser mucho más sencilla, puesto que en cualquier momento puede montarse una reunión con el equipo. Sin embargo, en un equipo virtual no es tan sencillo, por lo que es crítico ser disciplinado a la hora de establecer una agenda (a lo más largo plazo posible), cerrando las reuniones con la mayor antelación posible, y de esta forma ser lo más eficientes durante la reunión.

• ¿Es realmente necesario invertir en tecnología?. Probablemente nuestro equipo no lo necesite, recordemos que un equipo virtual también puede consistir en varias personas trabajando en dos edificios separados tan sólo unos pocos metros. En estos casos sugiero poner mayor foco en las reuniones presenciales, minimizando el uso de la tecnología.

• La tecnología nos 'acerca' y nos mantiene 'unidos' al equipo, pero eso sí, NUNCA suplirá el contacto personal.

• Para que el contacto 'virtual' sea lo más 'personal' posible, es bueno considerar la inclusión de video-conferencia.

• ¿Cuántas personas forman el equipo virtual?, ¿todas las personas deben usar las mismas tecnologías?, ¿vamos a usarla para comunicarnos individualmente o para todo el equipo?

En mi caso, actualmente utilizamos las siguientes tecnologías para comunicarnos en mi equipo virtual:

• GoToMeeting. Lo usamos básicamente para mantener reuniones virtuales (8 personas) previamente fijadas. Tratamos en la medida de lo posible de evitar montar reuniones urgentes, aunque puede ser también una opción. Como características más destacables que usamos a menudo, destaca la opción de poder visualizar y compartir el escritorio del convocante de la reunión, con el resto de asistentes.

• Email: la herramienta de comunicación por excelencia, aunque siempre he pensado que es la que menos debería usarse (ver “El correo electrónico, ese gran invento. ¿O no?”, “¿Es posible dejar de usar el correo electrónico?", “¿Cuánto tiempo nos lleva gestionar mails y reuniones en la empresa?” ). Su uso debería estar limitado a las comunicaciones meramente informativas, sin establecer debates innecesarios (spam). Y por supuesto, debería huirse de las urgencias vía email.

• Teambox: herramienta 'colaborativa' que nos permite abrir proyectos sobre temas concretos, tanto con carácter informativo como para trabajar conjuntamente sobre un asunto específico.

• Móvil: asociado más a los asuntos urgentes que necesitan una respuesta más inmediata.

• Skype: lo usamos para mensajería instantánea y para reuniones individuales donde se necesita vídeo, y la necesidad de planificar la reunión no es tan elevada.

Y repito, no caigamos en el error de considerar la tecnología como algo que nos va a solucionar nuestros problemas de comunicación; es una herramienta, no un fin. No abusemos de ella, usémosla con sentido, en el momento en el que la necesitemos y controlando su uso en la medida de lo posible.

Reflexión: ¿utilizas adecuadamente la tecnología, o te supone un lastre?