Cómo gestionar el tiempo para conseguir resultados (y II)

La consecución de nuestros objetivos pasa por centrarnos en las tareas relevantes que aportan valor, y minimizar aquellas actividades irrelevantes y superfluas. ¿Qué hemos hecho en Infojobs en esta línea?.

Recientemente hemos hecho un parón en toda la compañía, lo que significa que hemos interrumpido absolutamente todas nuestras actividades durante una hora, incluyendo a todas las personas de cualquier área en InfoJobs, desde el Director General hasta el último de los empleados.

Como sabréis por mis anteriores entradas (“Estamos construyendo el InfoJobs del futuro”, “Nuestra hoja de ruta”), la compañía ha dado un importante giro para centrarse en aquellas áreas relevantes que nos harán conseguir nuestros objetivos a largo plazo, permitiéndonos continuar con nuestra posición de liderazgo.

Ahora le damos una vuelta adicional a esto, tratando de ver si el trabajo y actividades de cada uno de nosotr@s, está enfocado en lo relevante, o si por otra parte estamos dedicando nuestro tiempo a lo no importante y/o urgente; tratamos, en definitiva, de liberarnos de lo superfluo e irrelevante. Ya algo avanzaba sobre esto en “Cómo gestionar el tiempo para conseguir resultados (I)”.

Los objetivos de este parón son varios:

• Ser más ágiles.

• Dar mejor y mayor respuesta a nuestros clientes.

• Entregar más valor.

• Centrarnos en aquellas tareas de mayor valor, minimizando y/o desechando las que no aportan. 

Para ello, se ha diseñado un proceso sencillo en el que:

• Explicamos a nuestros equipos el por qué y el para qué, así como el proceso a seguir.

• Cada persona reflexiona sobre sus tareas habituales, y las detalla en un modelo previamente establecido.

• Los responsable de equipo normalizamos y consolidamos.

• Se consolidan las diferentes áreas y se analizan los resultados, determinando aquellas tareas a eliminar / reducir / mantener / añadir.

En mi caso particular, los resultados han sido los siguientes:

Uso del tiempo

Me ha ayudado mucho el pararme a detallar mis tareas habituales, y la verdad es que los resultados finales, aunque esperados, no han dejado de sorprenderme. Mis reflexiones críticas y a la vez constructivas sobre esto: 

• Aunque en mi caso tiene una cierta justificación el tiempo que dedico a la gestión del correo y otras herramientas que usamos para comunicaciones internas, al ser Sales Manager de los equipos comerciales virtuales de Infojobs (provincias y Portugal), me parece absolutamente carente de sentido y propósito el tiempo que dedico a esta actividad. El correo electrónico no es un fin, es un medio. Si quieres conocer más sobre mi opinión acerca del uso del correo electrónico, más entradas: “El correo electrónico, ese gran invento. ¿O no?”, “¿Es posible dejar de usar el correo electrónico?", “¿Cuánto tiempo nos lleva gestionar mails y reuniones en la empresa?”. En cualquier caso, una de mis prioridades a partir de YA es la de poner esto en práctica y reducir el tiempo que le dedico a la gestión del mail.

• Fundamental educar al resto de la organización para minimizar las urgencias. Muchas de ellas pueden y deben evitarse. Nuestro trabajo de gestión no puede limitarse a atender las problemáticas urgentes del día a día.

• Fundamental centrarse en aquellas tareas prioritarias que aportan valor; las que no lo son, deben dejarse en la medida de lo posible en segundo plano. Es crítico a su vez, el conseguir que el equipo comercial actúe de la misma manera.

• Reuniones. Hay un tiempo absolutamente necesario para estar reunido (hay que motivar, hay que entender, hay que aprender, hay que convencer, …), pero también hay un tiempo esencial que debo dedicar a pensar, a diseñar estrategias, a hacer que el equipo se mueva en la dirección correcta. Hay que dedicar tiempo a ambas tareas, y conseguir que las reuniones sean lo más productivas posibles, evitando el ‘reunirse por reunirse’.

• Análisis de datos. Ojo con la parálisis por análisis. Es absolutamente fundamental disponer de información válida que permita realizar los análisis correspondientes que nos ayuden a tomar decisiones, sin que ello suponga el pasar un tiempo excesivo preparando y depurando información.

Todo lo anterior va muy en la línea de un concepto que desarrollé en “La cultura del esfuerzo”, el ‘esfuerzo inteligente’. Todo exige un esfuerzo, pero no debemos perder de vista cuál es nuestro objetivo, centrándonos en aquellas tareas cuya consecución nos acerca a dichos objetivos. Y para ello debemos poner un foco dirigido en nuestro esfuerzo, un sentido a las actividades que hacemos y a cómo las hacemos.