Cómo mejorar las previsiones de ventas

Para mejorar la fiabilidad de nuestras previsiones de ventas (forecast comercial), es fundamental que el comercial asuma su responsabilidad en construir una buena previsión, basada en un conocimiento preciso sobre su cartera de clientes, y minimizando las desviaciones existentes en la medida de lo posible.

Estas primeras semanas del año estamos dándole una ‘vuelta de tuerca’ al cómo hacemos y entregamos  nuestro forecast de ventas. Esto se enmarca dentro de una serie de medidas con las que pretendo hacer que el delegado comercial pueda tener una visión temporal de su actividad y forecast mucho más amplia, que le ayude a poder planificarse y anticiparse lo suficiente para lograr sus / nuestros objetivos. En definitiva, ayudarle a que pueda tener una visión más a largo plazo.

El concepto de forecast de ventas en mi compañía es muy sencillo; cada comercial entrega la cifra que tiene previsto vender durante el mes en curso, consolidándola posteriormente con el resto de equipos comerciales y de las diferentes líneas de negocio.

Las principales ideas que traslado al equipo con relación a su forecast de ventas son las siguientes:

• Es un compromiso que se adquiere sobre lo que se va a vender. El no cumplirlo afecta a nuestra credibilidad frente a los accionistas, e impacta directamente sobre nuestra cuenta de resultados.

• No es un ejercicio adivinatorio, sino que supone trasladar el conocimiento que tenemos de nuestra cartera de clientes asignada, a la realidad prevista de nuestras ventas futuras.

• Se modifica en ‘tiempo real’ con cada interacción que exista con los clientes, actualizando la nueva realidad conocida (modificación de una propuesta existente, generación de una nueva, …).

• El comercial es el responsable de su forecast, tanto de construirlo, como de actualizarlo y lograr su cifra de ventas.

• La evolución del forecast entregado por el equipo comercial, en condiciones normales, debería ser lo más lineal posible, es decir, sin desviaciones importantes. Sí es cierto que existen situaciones impredecibles que pueden hacer que existan desviaciones en un forecast, tanto en positivo como en negativo. Sin embargo, estas desviaciones pueden (y deben) minimizarse teniendo una actividad intensa sobre la cartera de cuentas asignadas, lo que conllevará un amplio conocimiento del comercial sobre dichas cuentas, permitiéndole anticiparse y preparar un forecast de ventas mucho más ajustado; pero no sólo con actividad comercial se logra esto, disponemos además de otras herramientas que nos permiten seguir la evolución del servicio de nuestros clientes, por lo que podemos llegar a saber con una cierta certidumbre, cuándo volverán a contratar. Un forecast sin desviaciones constantes, significa que el comercial controla sus cuentas, lo que le permite poder anticiparse con el tiempo suficiente, y así tomar medidas que le permitan corregir su consecución final de ventas.

• Aunque parezca una obviedad, el comercial debe construir su forecast, partiendo de su objetivo de ventas asignado. Si no alcanza dicho objetivo sobre su consecución de ventas, automáticamente debe corregir ese gap mediante las acciones necesarias que le permitan cubrirlo.

• En el caso de que existan desviaciones significativas (tanto hacia arriba como hacia abajo) en el forecast entregado por un comercial entre una semana y la anterior, debe explicar porqué se ha producido. Si el forecast no es coherente, se rechaza.

• El comercial entrega su forecast correspondiente al mes en curso y al siguiente, con lo que ganamos en visión sobre nuestras previsiones de venta.

Otras entradas sobre forecast, ver “La importancia de hacer un buen forecast comercial”.