Cómo estar en contacto con un equipo virtual (y II)

Hoy me he pasado buena parte del día acabando de ultimar los detalles del modelo de comunicación para mi equipo de Provincias, incorporando nuevas mejoras a lo que ya establecí en mi anterior post 'Cómo estar en contacto con un equipo virtual (I)'.

Dentro de este modelo de gestión remota de equipos comerciales, tenemos por una parte las reuniones presenciales, necesarias para mantener un vínculo mucho más personal y cercano entre el Delegado y el resto de la organización. Existen multitud de cosas relevantes que es necesario transmitir en persona; esto no lo substituye (ni debe substituirlo) ninguna tecnología existente.

Por ello, establezco diferentes tipos de reuniones presenciales:

1. El Delegado viaja a Madrid. Con esto conseguimos el mantener un vínculo constante entre el comercial y el resto de la organización.
2. Yo viajo a cada provincia donde tenemos Delegado, pasando el día con cada uno de ellos para tratar los asuntos que toquen.
3. Reuniones presenciales de equipo, donde tocamos temas que nos preocupan a tod@s.

Por otro lado tenemos nuestras reuniones 'virtuales', mediante alguna de las siguientes tecnologías:

• GoToMeeting ha pasado a ser una herramienta habitual para tratar semanalmente asuntos que nos interesan a tod@s. Para que las reuniones sean lo más efectivas posibles (¿habéis tenido alguna vez una reunión 'virtual' de casi 10 personas?, hay que ser muy estricto a la hora de manejar los tiempos y los turnos de intervenciones, de ello depende el que este tipo de reuniones sean efectivas o no). La definición del contenido en estas reuniones es crítico, dado que el tiempo debe ajustarse para que todos los delegados tengan su tiempo de aportación. Le hemos dado un formato de 'monográfico', mediante el cual en cada reunión se habla de un asunto específico.
• Teambox, se trata de una herramienta colaborativa con múltiples posibilidades. En el equipo de Provincias, la usamos para crear distintos proyectos (o 'conversaciones'), donde cada uno de nosotr@s realiza las aportaciones oportunas sobre un asunto determinado. Y con ello también minizamos el volumen de correos que sería necesario mandarnos en caso de no disponer de Teambox. 

En la definición de este modelo de comunicación, he tenido en especial consideración el comunicarlo con la debida anticipación al equipo de delegados, de tal forma que puedan gestionar correctamente su agenda futura. Y especialmente que este modelo de comunicación anual les sirva para hacerse partícipes de la organización, manteniendo un vínculo constante, y mediante el cual podamos encontrar un equilibrio entre su dinámica de trabajo diaria, y el tiempo que deben dedicar a estar en contacto con la organización mediante las diferentes herramientas que he comentado.

Se trata básicamente de que el Delegado pueda visualizar sus compromisos anuales para con la organización, con la debida antelación, y así pueda gestionarse correctamente su tiempo.