Cómo estar en contacto con un equipo virtual (I)

En un equipo comercial distribuido remotamente (equipo virtual) en diferentes localizaciones geográficas, encontrar un equilibrio entre reuniones presenciales y virutales, es clave para mantener la conexión equipo-empresa.

Llevo tiempo pensando en diseñar un plan de comunicación efectiva con el equipo de delegados comerciales en Infojobs (ver "La comunicación en equipos virtuales"), que nos permita encontrar un equilibrio entre el trabajo que ellos tienen que hacer ‘solos’ en sus provincias, y la necesaria comunicación conmigo y con el resto de la organización.

Dicho plan anual lo estructuro básicamente en:

·         Reuniones presenciales

·         Reuniones virtuales

Las reuniones presenciales persiguen el que los delegados puedan verse entre ellos, y con su manager. Por tanto, el objetivo no es sólo de negocio sino también el que puedan estar en contacto con la organización de una forma mucho más cercana, así como estrechar y fortalecer vínculos de equipo, tan necesarios en equipos virtuales.

Por ello, lo he diseñado de tal forma que al menos una vez al mes podamos vernos, bien en reuniones de grupo, o bien individuales delegado&manager. De esta forma pretendo conseguir que el delegado comercial se sienta parte de la compañía, forzándole a ‘romper’ su dinámica de trabajo habitual en su zona.

No obstante, a pesar de estas reuniones presenciales, la comunicación periódica con cada uno de los integrantes del equipo virtual, es fundamental. El perder esta conexión con alguno de ellos debe evitarse, ya que de ocurrir, el recuperarla se convierte en algo complicado. Es más sencillo esforzarse en mantener el vínculo, que invertir tiempo en tratar de recuperar un vínculo roto.

Para esta comunicación periódica, estoy analizando la tecnología GoToMeeting, y las pruebas hasta ahora han sido satisfactorias. Me permite establecer reuniones virtuales periódicas con el equipo, de una forma ágil y muy sencilla. Me preocupaba el cómo puede desarrollarse una reunión a distancia con tantos integrantes a la vez, para que sea realmente efectiva; pero la tecnología me facilita funcionalidades que me permiten controlar el desarrollo de la reunión, y por supuesto tendremos que establecer una pautas que nos permitan comunicarnos de una forma efectiva.

El diseño de este plan me permite estructurar y organizar nuestro tiempo, de tal forma que minimizamos el contacto permanente y espontáneo, aunque siempre existirán ocasiones en las que sea necesario.

Continuación de este post: "Cómo estar en contacto con un equipo virtual (II)"