La comunicación en equipos virtuales

Para continuar hablando sobre las cuestiones relevantes a la hora de gestionar equipos virtuales, en este caso trato la comunicación en el equipo.

Hace unos pocos días tuvimos una reunión con Jaume Gurt, nuestro Director General, en la que nos invitaban a plantear aquellas cuestiones que nos preocupaban desde el punto de vista de la mejora de los procesos de comunicación internos en Infojobs. Como era normal, se plantearon entre otras, las dificultades de comunicación en el equipo de delegados, distribuidos por toda la geografía nacional.

La comunicación es clave en cualquier equipo, pero en los equipos virtuales tiene unas connotaciones especiales que la convierten en un factor crítico. Para poneros en contexto, hablamos de un equipo de 8 delegados, presentes en 8 provincias españolas; cada uno de ellos es el responsable de gestionar su provincia y alrededores, con cientos de kilómetros de alcance comercial a clientes o potenciales clientes. A cada delegado le dotamos de la necesaria infraestructura tecnológica para posibilitar su trabajo. Es por ello que disponen de las mismas herramientas tecnológicas, desde el punto de vista de comunicación, que cualquier otro comercial que esté presente en Madrid o Barcelona.

¿Y cuál es la razón por la cual la comunicación en equipos virtuales adquiere una especial relevancia?. Cualquier comercial que esté en otros equipos (hablamos de Madrid o Barcelona) comparten oficina con otros muchos compañeros, y no sólo del equipo comercial, sino de otros departamentos (técnico, financiero, marketing, …); en este entorno la comunicación es mucho más fácil, por tener cerca constantemente a otros compañeros. En cambio, en equipos virtuales, los delegados pasan gran parte del tiempo ‘solos’ (lógicamente, sin tener en cuenta el tiempo dedicado con clientes), por lo que la necesidad de estar comunicado con el resto de la organización, es crítica.

En dicha comunicación, el papel que juega la tecnología es fundamental. Disponemos de las principales herramientas: correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea, vídeoconferencia, … todas ellas ayudan a que el equipo se comunique correctamente. Y como complemento necesario a estas herramientas, cada cierto tiempo se establecen reuniones presenciales tanto individuales como de equipo, lo que sin duda alguna ayuda a que el equipo mantenga vínculos presenciales con el resto de la organización.

Se debatía en la reunión arriba mencionada, si alguna de las herramientas funcionaba correctamente, así como la posibilidad de implementar nuevas herramientas (en breve tendremos a disposición de la organización, una nueva herramienta de comunicación colaborativa).

Mi opinión es clara al respecto, la comunicación no se verá mejorada de forma notable simplemente por tener un mayor número de herramientas tecnológicas a nuestro alcance. Partiendo de unos mínimos necesarios (collaboration software, email, …), la principal dificultad es cómo encontrar un equilibrio correcto y razonable para utilizar todos los mecanismos puestos a nuestra disposición (tecnológicos y reuniones presenciales).

Las herramientas tecnológicas debemos usarlas con cautela y de forma coherente, recordando que no son un fin en sí mismas, sino un medio para alcanzar nuestro objetivo de comunicación. Y con las reuniones presenciales ocurre lo mismo, en éstas se ponen en común mensajes comerciales, necesidades de equipo, …, e incluso se ‘acerca’ al Delegado al resto de la organización, sin olvidar las necesidades de ‘relación’ con el resto de personas que conforman la compañía. Encontrar la frecuencia de reuniones presenciales es fundamental, sobre todo teniendo en cuenta las complejidades logísticas necesarias cada vez que hay que mover a todos los delegados.

Y todo ello para establecer la necesaria comunicación, que permita no sólo que el Delegado esté al tanto de todo lo necesario para su trabajo (procedimientos, procesos, productos, organigrama, …), sino especialmente para que el Delegado se sienta integrado en la organización.

Es por ello que en este contexto, el perfil del Delegado adquiera una especial importancia.